Personvernerklæring for Furene AS

Her informerer vi om korleis vi vil behandle personopplysningar etter lov om personopplysningar 2018.

Vår kontaktinformasjon finn du heilt nedst, saman med kontaktinformasjon om dei databehandlarane vi nyttar.

1.      Kontaktpersonar hos eksisterande og potensielle bedriftskundar

Vi behandlar opplysningar om kontaktpersonar hos eksisterande og potensielle bedriftskundar for marknadsføring, sal, administrasjon, dokumentasjon og oppfølging.

Behandlinga av personopplysningar er basert på vår berettiga interesse som består i behovet for å selje våre varer og tenester. Vi lagrar og utleverer opplysningar også der vi er rettsleg forplikta til det, for eksempel etter bokføringslova og skatteforvaltningslova.

Det er frivilleg for kontaktpersonar om dei vil gi oss kontaktopplysningar, men av og til er det ein betingelse for å inngå avtale at vi mottek dei opplysningane vi trenge. Hentar vi inn personopplysningar frå andre, vil det som regel vere snakk om kontaktopplysningar, stilling, funksjon og arbeidsgivar. Kilde for opplysningar vil oftast vere kontaktpersonane sin arbeidsgivar.

Vi kan lagre opplysningar så lenge vi meiner det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere i høve sal.

2.      Kontaktpersonar hos eksisterande og potensielle leverandørar

Vi behandlar personopplysningar om kontaktpersonar hos eksisterande og potensielle leverandørar for førebuing, administrasjon, dokumentasjon og oppfølging.

Behandlinga av personopplysningar er basert på vår berettiga interesse som består i behovet for å kjøpe varer og tenester. Vi lagrar og utleverer opplysningar også der vi er rettsleg forplikta til det, for eksempel etter bokføringslova og skatteforvaltningslova.

Det er frivilleg for kontaktpersonar om dei vil gi oss kontaktopplysningar, men av og til er det ein  betingelse for å inngå avtale, at vi mottek naudsynte opplysningar.

Vi kan lagre opplysningar så lenge vi meiner det kan bli bruk for dei, for eksempel for å dokumentere forhold rundt innkjøp.

3.      Andre kontaktpersonar

Vi behandlar personopplysningar om kontaktpersonar hos ulike samarbeidspartar. Dette gjeld for eksempel saksbehandlarar på NAV og kontaktpersonar i andre offentlege instansar. Vi behandlar også personopplysningar om kontaktpersonar hos bedrifter vi samarbeidar med i forhold til arbeidsutprøving og rekruttering.    

Vi lagrar namn og kontaktdetaljar og vi bruker opplysningane til å kontakte personen sin arbeidsgjevar. Opplysningane er knytt til kontaktpersonen sin arbeidsgjevar og deira verksemd og ikkje til kontaktpersonen sitt privatliv. Vår behandling av personopplysningar er klart pårekneleg for kontaktpersonen.

Behandling av personopplysningar er basert på interesseavveging. Vi har behov for å ha kontakt med offentlege myndigheiter, for eksempel NAV og tilsynsmynde i samband med offentleg rettslege forhold der vi kan ha forpliktingar og retter. I ein del tilfelle vil denne kommunikasjonen kunne vere effektiv berre dersom vi kan kontakte enkeltpersonar direkte. Behandling er difor naudsynt.

4.      Tilsette

Vi behandlar personopplysningar om våre tilsette for å administrere vårt personale, for å organisere verksemda vår, samt å overhalde lovkrav.

Behandlinga av personopplysningar er basert på vår berettiga interesse som følger av at vi er arbeidsgivar. Vi behandlar opplysningar også fordi vi er rettsleg forplikta til det, for eksempel til å utlevere og lagre opplysningar etter bokføringsloven, skatteforvaltningsloven og a-opplysningsloven. Nokre få opplysningar må vi behandle for å oppfylle forpliktingar vi har i avtalen med dei tilsette.

Tilsette må gi oss dei opplysningane vi treng for føremåla nemnt ovanfor.

Opplysningar blir lagra hos oss i elektroniske og fysiske personalmapper. Opplysningar er tilgjengeleg berre for personalavdelinga og nærmaste leiar. Opplysningar om namn og kontaktdetaljar er tilgjengelege for dei andre tilsette. Vi oppbevarer opplysningar så lenge tilsetjinga varer.

5.      Tidlegare tilsette

Vi behandlar personopplysningar om tidlegare tilsette for å kunne dokumentere at vi etterlev våre plikter som arbeidsgivar dersom det skulle bli naudsynt. Opplysningar om tidlegare tilsette vil også gå fram av avtaler, korrespondanse og anna dokumentasjon vi lagrar og bruker som del av verksemda vår.

Behandlinga av personopplysningar er basert på vår berettiga interesse i å dokumentere vår saksbehandling i eigenskap av arbeidsgivar. Vi behandlar opplysningar også fordi vi er rettsleg forplikta til det, for eksempel til å utlevere og lagre opplysningar etter bokføringslova, skatteforvaltningslova og a-opplysningslova.

Vi lagrar opplysningar om personalforhold i inntil to år etter at tilsetjingsforholdet er avslutta. Opplysningar om at ein person har jobba hos oss og kor lenge, lagrar vi i ubestemt tid.

6.      Jobbsøkarar

Vi behandlar personopplysningar om jobbsøkarar for å vurdere om dei er egna for den jobben dei har søkt på. Behandlinga av personopplysningar er basert på vår berettiga interesse i å tilsetje og i å dokumentere tilsetjingsprosessen. Det er frivillig å gi oss opplysningar. Dei opplysningane du vel å gi oss, vil ha betydning for vår vurdering av søknaden.

Vi lagrar opplysningar i inntil 6mnd etter at tilsetjingsprosessen er avslutta.

7.      Deltakarar på tiltak

Vi behandlar personopplysningar av deltakarar på tiltak. Behandling av opplysningar er i hovudsak rettslege forpliktingar. Noko av behandlinga er basert også på interesseavveging . Vi har behov for å lagre personopplysningar for å kunne utføre oppgåver på oppdrag frå offentleg etat. Bedrifta sitt rettslege grunnlag er å behandle personopplysningar i samband med arbeidsretta tiltak er avleda frå NAV sitt ansvar for å gjennomføre denne type tiltak. NAV er dermed behandlingsansvarleg, og Furene AS er databehandlar. Den som ynskjer innsyn, trekke eit samtykke eller ta med seg personopplysningane sine må rette sine krav via NAV.

Unntaket er er Varig til rettelagt arbeid (VTA) og varig lønnstilskot (VLT) der deltakar har eit tilsetjingsforhold i bedrifta. Personopplysningar knytt til arbeidsforholdet gjeld punkt 4, sjå ovanfor. For tiltaksdeltaking knytt til bestilling frå NAV, gjeld som elles for deltakarar på tiltak.

Personopplysningar for personar på tiltak (med unntak av VTA og VLT) vert lagra i tre månader etter tiltaket vert avslutta. Dette for å oppfylle våre forpliktingar opp mot NAV. Deltakarar på VTA og VLT gjeld same som for tilsette.

Vi lagrar personinformasjon i AdOpus. Avans (vår databehandlar) har tilgang til opplysningane som er naudsynte for fakturering, samt systematisering av informasjon som er nødvendig for rapportering til offentleg forvaltning (NAV)

8.      Rettigheiter for dei registrerte

Du kan lese meir om dine rettigheiter som registrert på Datatilsynets nettside.

Behandlingsansvarleg og kontaktinformasjon

Behandlingsansvarleg er Furene AS (org. nr. 923 994 149). Vår postadresse er Furene 10, 6105 Volda. Du kan også kontakte oss per e-post post@furene.no eller telefon 70 07 48 50

Det daglege behandlingsansvaret ligg hos administrerande direktør, Hallstein Saunes.

Furene AS har eit personvernombod som skal ivareta personverninteressene til både deltakarar på tiltak og dei tilsette.

Oppgåva som personvernombod har Gro-Lise M. Rise.